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Zu diesem Event können max. 100 Teilnehmer zugelassen werden. Die bei Veröffentlichung gelisteten Teams sind vom Vorsitzenden persönlich Eingeladen und damit automatisch Teilnahmeberechtigt. Um die Teilnahmeberechtigung aufrecht zu erhalten werden die geladenen Gruppen nachdrücklich angewiesen ihre Teilnahme schnellst möglich aber spätestens innerhalb eines Monats nach Veröffentlichung per „will attend“ zu bestätigen. Die anfallenden Kosten für die Verpflegung werden wie unten beschrieben vom Vorsitzenden im Voraus eingesammelt und sind spätestens zwei Monate vor Dienstbeginn per Überweisung zu entrichten. Sollten „will attend“ und Zahlung nicht fristgerecht erfolgen werden die Plätze gestrichen und an Teilnehmer von der Warteliste vergeben. Eine Anmeldung auf Warteliste lohnt sich auf jeden Fall. Die Erfahrung zeigt, dass nicht alle geladenen Gäste kommen können und bis zum Event Teilnehmer wieder absagen.
Absagen sind dem Vorsitzenden bis spätestens zwei Wochen vor Dienstbeginn mitzuteilen. Bei einer späteren Absage kann die bereits geleistete Zahlung nur zurückerstattet werden wenn Ersatz von der Warteliste nachrückt und die frei gewordenen Plätze einnimmt. Die Vergabe der freiwerdenden Plätze verbleibt beim Vorsitzenden nach dessen Gutdünken.
Auf Grund der hervorragenden Verpflegung der Truppen durch die Wirtsleute vom Wilden Eber beim zurückliegenden Einsatz wurden diese wieder mit der Versorgung betraut. Folgender Zeitplan für den Ablauf wurde daher erstellt und durch den Vorsitzenden abgesegnet.
Freitag 13.07.2012 - Anmeldung - Öffnungszeit der Wirtschaft 16:00 Uhr bis 23:00 Uhr
16:00 Uhr bis 17:00 Uhr Kaffeezeit mit hausgebackenem Kuchen für die frühen Gäste
18:00 Uhr bis 21:00 Uhr Ausgabe der Abendverpflegung zur Auswahl nach kurzer Karte
- Wildgulasch, Rotkohl und Klöße (8,50 €)
- Schnitzel mit Sahnechampignons und Kroketten (9,00 €)
- Schnitzel mit Letscho und Kroketten (8,50 €)
Samstag 14.07.2012 - Dienstbeginn - Öffnungszeit der Wirtschaft 08:00 Uhr bis 23:00 Uhr
08:00 Uhr bis 10:00 Uhr Frühstück
18:00 Uhr bis 20:00 Uhr Ausgabe der Abendverpflegung vom Grillbüffet
20:00 Uhr Auszeichnung verdienter Geocacher mit der Ollermann-Medaille
Sontag 15.07.2012 - Dienstende - Öffnungszeit der Wirtschaft 08:00 Uhr bis 18:00 Uhr
08:00 Uhr bis 10:00 Uhr Frühstück
Folgende Auflistung der entstehenden Kosten:
- Orga-Pauschale pro Team 2,00 €
- Essen vom Grillbüffet am Samstag: 15,00 € pro Person
- Übernachtung im Doppelzimmer inkl. Frühstück 55,00 € (bereits Ausgebucht)
- Übernachtung im Einzelzimmer inkl. Frühstück 35,00 € (bereits Ausgebucht)
- Übernachtung im Zelt oder Caravan 10,00 Euro pro Person und Nacht, inkl. Frühstück
- Duschen 1,50 € (Zu zahlen bei Abholung des Schlüssels in der Wirtschaft!)
- Der Vorsitzende stellt auf rechtzeitigen Antrag eine gebundene Zusammenfassung älterer Eventunterlagen gegen Abgabe eines angemessenen Unkostenbeitrages zur Verfügung.
Änderungen vorbehalten!
Zur Herbeischaffung von ausreichend Verpflegung für die Teilnehmer sind folgende Angaben per "will attend" der Empfangs- und Teilnahmebestätigung beizufügen. Weiterhin sind zur Absicherung der Veranstaltung Frühstück und Grillbüffet im Voraus zu zahlen (Pensionsgäste nur Grillbuffet). Nach eurer Anmeldung werdet Ihr eine E-Mail mit den genauen Überweisungsdaten bekommen, die Überweisung hat innerhalb eines Monats zu erfolgen. Das Essen am Freitag sowie die Getränke werden wieder vor Lokalschließung direkt mit dem Wirt abgerechnet, die erforderlichen Unterlagen werden vom Vorsitzenden ausgegeben. Die Pensionszimmer werden wie gewohnt bei Abreise direkt mit dem Wirt abgerechnet.
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